LookSmart社

課題

業務運営を改善し法規遵守の要件に効果的に対処するために、問題およびプロセス管理するソリューションを導入すること

ソリューション

Serena TeamTrack

成果

• 要員を増員せずに、項目を1000パーセント増加
• 旧プロセスに不備があったために失われた収入を回復
• 政府／法規の要件を遵守するのに貢献
• SOX法の監査に要する時間とコストを削減
• 効率とチームのコミュニケーションを向上

「法規遵守していない状態から遵守状態に移行させるには、TeamTrackを導入するのが最短方法であることは、疑問の余地がありません。」とRyder氏は述べています。「それがIT承認インフラストラクチャ中のギャップを埋める最も早い方法です。TeamTrackなしでSOX法をタイミングよく遵守するようにすることは想像もつきません。」
- Larkin Ryder氏　LookSmart社 プロセス管理担当役員

TeamTrackで重要プロセスを全社的に効率よく管理することが可能

膨大な情報源としてWebが継続的に拡大するにつれて、LookSmart社は消費者および事業者向けに革新的な検索ベースのソリューションを提供しています。メディアおよびテクノロジを売り物にしているLookSmart社は、Webユーザが必要な基本的情報を見つけ出すこと、広告主が対象を絞った広告を通じて顧客と接触すること、出版社が関連するコンテンツとツールを読者に提供することを支援しています。

LookSmart社が多くの成功を収めている要因は、品質保証に本格的に取り組んでいることにあります。品質保証部門および製品開発部門の製品マネージャやプロジェクトマネージャは、毎朝、状況連絡ミーティングを行い、電子メールをノンストップ化し、ドライブを共有していても、案件について状況認識を共有することに困難を感じていました。LookSmart社は30以上ものビジネスプロセスソリューションを綿密に調査した結果、全社的にワークフローを導入するためのビジネスプロセス管理ソフトウェアであるTeamTrackを選択しました。

それ以来、LookSmart社は、製品開発、営業、技術的運用、財務などの分野のプロセスを管理するために、約20件のワークフローを作成しました。更にそれらの部門を越えて、全ての社員がTeamTrackのアカウントを持ち、部門間で協業するために定常的にTeamTrackを利用しています。

ワークフローを整備した結果、同社は効率が大幅に向上したことを実感しました。その結果として得られた利益に比べれば、ソフトウェアへの投資はわずかなものでした。TeamTrackを使用すると、社員は問題の状態をいつでも知ることができます。それにより、電子メールが少なくなり、QAチームの毎日の状況連絡ミーティングが不要となりました。注文処理ワークフローだけでも、注文受け付けチームは要員を増やさずに項目を1000パーセント増やすことができました。これは1か月あたり27万ドル（約3000万円）の収入増加に相当します。また、同じワークフローを使用して見落としがちな項目を検出することにより、同社は機会損失を減らすことができました。

SOX法に不可欠なプロセス管理

上記のような利益に加えて、TeamTrackの価値が当初の期待をはるかに超えることに、LookSmart社は気が付きました。SOX法が登場したとき、必要な厳格な監査トレイルおよびレポートを揃えるうえで、TeamTrackが役立つことをすぐに認識しました。「SOX法を遵守するうえで、TeamTrackが不可欠であることは、誰の目にもあきらかでした。」と、Ryder氏は述べています。

LookSmart社のIT部門でSOX法の監査プロセスを管理するRyder氏は、SOX法を遵守するために必要な多くの事柄に、既存のTeamTrackのワークフローが既に対応していることに気が付きました。「TeamTrackのようなツールを使用していたので、SOX法に対処する作業が少なくて済みました。」とRider氏は述べています。「当社がまだ遵守していない部分、または承認および監査可能性を例示するために必要な部分をカバーする、ワークフローを簡単に追加することができました。」

Ryder氏はTeamTrackを使用してワークフローを簡単に作成したり、カスタマイズしたり、変更したりすることができます。「TeamTrackは本質的に変更しやすい環境であることが分かりました。」とRyder氏は述べています。「TeamTrackの最大の強みは、必要事項に容易に対処できることです。」

ワークフローを使用すると、提供される情報に応じて、LookSmart社は案件を該当する承認レベルへ自動的に回付することができます。それはSOX法に対処するための重要な機能です。例えば、Great Plains会計システムにおいて経理部員が勘定科目コードにいつ変更を加えたかを、LookSmart社は追跡する必要がありました。Ryder氏はTeamTrackで承認ワークフローを作成して、経理部員が必ず承認を取得してから変更を行うことが、保証されるようにしました。

LookSmart社の監査を促進

LookSmart社は最近、最初の内部監査を完了しました。その際、プロセスを促進するために、TeamTrackが大変役立ちました。ワークフローをTeamTrackで図式的に表現し、監査人がLookSmart社のプロセスを理解して評価するために利用しました。「SOX法の監査を実施する監査人は、TeamTrackが非常に満足しました。」とRyder氏は述べています。「当社プロセスの図式を監査人に見せることで、プロセス全体を極めて強力に進めることができました。監査人への費用の支払いは、かかった時間に応じて発生します。したがって、監査人が効率よく作業できるようにすることは、当社にとっても望ましいことです。」

ワークフローを図式的に説明することで、同社が種々のプロセスを確実に管理していることを、監視人に確信させることができました。年末近くに作成した複数のワークフローの中には、プロセスに関連するデータポイントがまだ用意されていないものがありましたが、それでも十分効果がありました。

Ryder氏は、監査人が必要とする情報を提供するために、TeamTrackで多数のレポートを作成しました。例えば、監査人向けに作成したレポートは、権限付きアクセスの変更の要求と承認、セキュリティインシデントのフォローアップと解決、請求書の更新の要求と承認、顧客連絡先の更新要求と承認をカバーしていました。それらのレポートが公開フォルダに収められているので、監査人はいつでもレポートを参照することができました。「TeamTrackを使用することにより、監査人は自分達だけで処理できることがずっと多くなりました。」とRyder氏は述べています。「データはすべて揃っていますし、管理されています。変更履歴は各要求書の下部に記録されています。それが極めて強力な資料となりました。」

遵守するための時間とコストの削減

途中で監査人は改善する必要がある種々の領域を指摘しました。そこで同社は新しいワークフローをいくつか追加しました。1つのケースでは、監査人によって指摘された12件のギャップに対処するために、IT内のアクセス変更ワークフローを1つ作成するだけで済みました。TeamTrackの柔軟性のおかげで、それらの具体的なニーズのためにワークフローをたった1つ追加するだけで済んだので、社員にもRyder氏にとっても簡単なことでした。

「監査人が、左側のフィールドから何か問題を提起したとします。その場合、『24時間で、TeamTrackプロセスにそれを管理させるようにすることができます』と、我々はすぐに回答できるのです。」とRyder氏は述べています。

必要が生じたときに、LookSmart社は外部の契約業者に頼らずに、TeamTrack内で全ての変更を行うことができました。全体として、TeamTrackのおかげで、LookSmart社は監査実施に要する時間とコストを削減し、SOX法の要件を満たしていることに大いに安堵することができました。「法規遵守していない状態から遵守状態に移行させるには、TeamTrackを導入するのが最短の方法であることは、疑問の余地がありません。」とRyder氏は述べています。「それがIT承認インフラストラクチャ中のギャップを埋める最速方法です。TeamTrackなしでSOX法をすばやくタイミングよく遵守するようにすることは、現在では想像もつきません。」