Robert Mondavi社

課題

IT活動を管理して法規的な要件の影響を小さくするために、自動的なプロセス管理とレポート作成を実現すること

ソリューション

Serena TeamTrack

成果

• 政府／法規の要件を遵守するのに貢献
• 全社的に監査性を改善
• ITプロセスを合理化
• 効率の向上とチームのコミュニケーションの強化
• 企業としての機敏性の向上

「当社の内部監査人は、ソフトウェア開発にTeamTrackを使用していることから、確固たる監査トレイルが残されているとコメントしています。内部監査人の感触では、更にTeamTrackを活用することにより、改善が必要な領域に対処することができるだろうとのことです。」
- Brian Shelden氏　Robert Mondavi社 情報テクノロジ担当役員

機能を完備したITプロセス管理ソリューションによって、新しい法規の影響とリスクを最小化

シャルドネ葡萄からカベルネソービニヨン葡萄に至るまで、Robert Mondavi社は世界中の高級ワインの一流醸造会社です。1966年にカリフォルニア州オークビルにRobert Mondaviワイン醸造所として設立されて以来、数々の賞を受賞している同社のワインはカリフォルニアのワイン産業興隆の牽引車となってきました。今日、同社はカリフォルニア、イタリア、チリ、およびオーストラリアを拠点として、独特なワインを醸造し市場に出しています。

ステンレススチール製のタンク内での低温発酵を導入した功績を認められているRobert Mondavi社は、長いことワイン業界のパイオニアとみなされてきました。その革新精神は、ビジネス活動を合理化するために同社が利用するテクノロジにも、現れています。この点に関して、IT部門が組織内で主要な役割を担って、リーダー達と密接に連携して、要件を収集し、部門に固有のアプリケーションがユーザのニーズを満たすことを保証しています。

開発プロジェクトのためのプロセスをIT部門が磨き上げたときに、プロセスをもっと有効に管理する方法が必要になりました。同社では以前は電子メールを使用してすべての案件を追跡していました。しかし、個々の案件を完全に把握することは大変な難題でした。今日の企業統治および会計実務に影響を与える単一の最も重要な法規であるSOX法の登場に伴い、しっかりした監査トレイルと強力なレポート作成機能が不可欠になりました。

すべてのプロジェクトでプロセスの管理を強化

IT活動の管理を助けるために、Robert Mondavi社はSerena TeamTrackを選択しました。同ソフトウェアの柔軟性のおかげで、同社は自社の継続的に発展するニーズに合わせて、ソフトウェアをカスタマイズすることができました。また、このソフトウェアはWebベースであったため、すべてのユーザが各人のPCにソフトウェアをインストールすることなく、アクセスすることができました。そのうえ、シングルサインオンが可能なためにTeamTrackをアクティブディレクトリと容易に統合することができました。つまり、ユーザは1つのユーザ名とパスワードを使用するだけで、すべてのプログラムに同時にログインしたりログアウトしたりできることを意味します。何よりも、TeamTrackは同社の予算内に収まりました。

社内のほぼすべての部門の内部顧客が係わるプロジェクトの管理のため、IT部門はTeamTrackを頼りにしています。開始から終了まで、プロジェクトおよびタスクが軌道から外れないようにするために、財務、製造、流通、公報などの多くの部門のユーザも、このソフトウェアを頼りにしています。

「TeamTrackは、当社のITプロセスを自動化して管理を向上させるために役立っています。」と、Robert Mondavi社の情報技術担当役員であるBrian Shelden氏は述べています。「TeamTrackのおかげで、当社は顧客に絶えず最新情報を伝えるとともに、問題を厳密に追跡することができます。」

同社は1つの主たるTeamTrackワークフローを、すべてのITプロジェクトに適用しています。最初に、顧客はTeamTrackにプロジェクト要求を提出します。すると、その要求はワークフローに取り込まれて、ITマネージャに回付されます。すると、ITマネージャは受け取った要求を開発チームに割り当てます。それから、要求はプロジェクト化されて、分析段階から開発段階へと進められ、更にQAレビューサイクルを通されてから、受け入れテストのために顧客に戻されます。

TeamTrackによりプロジェクトの状態が非常によく目に見えるようになり、ITプロジェクトの効率がよくなりました。社員も開発者もTeamTrack内のプロジェクトの状態をいつでも確認できるので、ミーティングの生産性が向上します。なぜならば、誰もがプロジェクトの状態を事前に知っているので、すぐに本題に入ることができるからです。このことで、プロジェクトに費やす時間が大幅に節減され、チームのコミュニケーションが強化されます。

TeamTrackでは、誰かがIT要求を提出するとその部門内の所定の人達に自動的に通知が送られるので、コミュニケーションが更に向上します。通知を受け取った人達は、プロジェクトについて意見をフィードバックする機会を得られます。

TeamTrackがSOX法に必須の監査トレイルを提供

既にプロセスにTeamTrackが全面的に組み込まれているRobert Mondavi社では、開発活動に関する監査トレイルを示すことに関しては、SOX法を遵守する準備が十分にできていることになります。完了したプロジェクトのライフサイクルをカバーし、内部顧客が承認した証拠となる、重要な監査トレイルを同社は保持していることになります。SOX法の監査の準備をするために同社が内部監査人に参加してもらったところ、内部監査人はTeamTrackは強力であると判断しました。

「当社の内部監査人は、ソフトウェア開発にTeamTrackを使用していることから、確固たる監査トレイルが残されているとコメントしています。」とShelden氏は述べています。「内部監査人の感触では、更にTeamTrackを活用することにより、改善が必要な領域に対処することができるだろうとのことです。」

内部監査人は、TeamTrackをヘルプデスクに拡大適用するよう推奨しました。ヘルプデスクでは内部の顧客のIT案件をトラブルシューティングするためのツールを使用していましたが、そのツールには総合的な監査トレイルが欠けていたからです。その推奨に応じて、固有のニーズに対処するために、ヘルプデスクはTeamTrack内に新しいワークフローを作成しました。TeamTrackによってもたらされる緊密なプロセスと自動化により、顧客に対するヘルプデスクのサービスが改善される見込みです。これによって、同社の社員は自分達のIT案件を登録するために、全員がTeamTrackにアクセスできるようになります。

「当社は、ヘルプデスクワークフローを開発してデプロイする過程にあります。最終的には、社内の誰もがそれを使用できるようになるでしょう。」とShelden氏は述べています。「SOX法の観点からは、TeamTrackのおかげで、これまで欠けていた監査の仕組みが整ったことになります。ヘルプデスクの全ライフサイクルを通じた、完全な追跡システムが得られたからです。」

既に同社ではTeamTrackが備わっており、しかも社内の他領域に拡大適用するのに十分な柔軟性があるので、Shelden氏は、TeamTrackはSOXに備えるための優れた基盤になり、内部監査人の推薦事項を容易に実現できると考えています。更に、同社の日常業務の進め方が、外部監査への十分な準備になっていることに、Shelden氏は安堵しています。外部監査人が入った場合、Shelden氏とそのチームはTeamTrack内でレポートを容易に作成して、監査人に提示することができます。TeamTrackの強力なレポート作成機能は、Robert Mondavi社にとって、SOX法を遵守するよう保証するために、定常的に抜き打ち検査を行う手段ともなります。

Robert Mondavi社の増大するニーズを満たす、柔軟性と拡張性のあるソリューション

Robert Mondavi社がTeamTrack を全社的に拡大適用する準備を進めるにつれて、社員達は迅速にアプリケーションを習得するだろうと、Shelden氏は自信を持っています。これまでのところ、新しいユーザにこのソフトウェアの使い方を教えるために必要なのは、2ページの文書だけです。ヘルプデスクのワークフローに加えて、他のいくつかの部門内のプロセスを改善するためにも、同社は TeamTrackを使用することを計画しています。顧客からのワインに関する質問に答える顧客サービス部門も、顧客からの質問をTeamTrackに登録することを希望しています。Shelden氏はまた、TeamTrackを同社のイントラネットと統合して、社員が自分達の問題をイントラネットから見られるようにする、という構想も抱いています。IT部門においても、このソフトウェアをソース管理プログラムとリンクして、修正の入力を TeamTrackとソース管理プログラムに重複して作業していることをなくしたいと、Shelden氏は切望しています。

今後は、ニーズの変化に応じてTeamTrackを適用し、全社的に更なる効率向上を達成するよう支援することを、IT部門は計画しています。

「当社は依然として従来どおりのプロセスを用いています。しかし、TeamTrackのおかげで今ではプロセスを促進し追跡するための格段に効率のよいツールを備えていることになります。」と、Shelden氏は述べています。