Software für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Das Problem:
In den meisten Unternehmen gibt es viele geschäftskritische Prozesse, die sich wiederholen, manuell abgewickelt und häufig per E-Mail verwaltet werden. Diese Arten von Prozessen sind zeitaufwendig, ineffizient und fehleranfällig. Schauen wir uns das Beispiel eines gängigen Prozesses an: die Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern Viele Unternehmen wickeln die Urlaubsverwaltung immer noch per E-Mail ab. Wie im folgenden Diagramm illustriert, ist dies ein zeitaufwendiger Prozess, der hauptsächlich manuell ausgeführt wird. Die wichtigsten Beteiligten an diesem Prozess, der Mitarbeiter und dessen Vorgesetzter, haben keinen Einblick in das Geschehen, nachdem der Antrag an die andere Person weitergeleitet wurde. Um Informationen über den Fortschritt zu erhalten, muss bei der anderen Person nachgefragt werden und für allgemeine Informationen, z. B. über den in dem jeweiligen Jahr bereits genommenen Urlaub des Mitarbeiters, müssen E-Mails manuell durchforstet werden – eine weitere Verschwendung kostbarer Zeit.
Die Lösung:
Die gute Nachricht ist, dass Business Mashups perfekt für die Automatisierung und Verwaltung dieser Art von Prozessen geeignet sind. Business Mashups gewährleisten Folgendes:
- Automatisierung von wichtigen Aktivitäten – einschließlich Datenerfassung, Zuweisung und Weiterleitung von Aufgaben sowie Benachrichtigungen – und zwar basierend auf Ihren Geschäftsregeln.
- Verantwortlichkeitsberichte – so werden die Aufgaben kontinuierlich verfolgt. Bei jedem Schritt eines beliebigen Prozesses werden Sie über den Status und den Verantwortliche für das Anliegen informiert.
- Buchungskontrolle – jeder Schritt wird automatisch erfasst, u. a. Informationen darüber, wer eine Änderung vorgenommen hat, sowie Datum und Uhrzeit einer Änderung.
In unserem Urlaubsbeispiel könnten Daten, wie z. B. der Resturlaub des Mitarbeiters für das Jahr, automatisch in der Anfrage angezeigt werden. Der Vorgesetzte und der Mitarbeiter haben stets Einblick in den Status der Anfrage. Außerdem können automatische Erinnerungen gesendet werden, um sicherzustellen, dass ein Antrag nicht unter den Tisch fällt. Statt Stunden nimmt die Abwicklung eines Urlaubsantrags so nur wenige Minuten in Anspruch. Wenn Sie diese Zeiteinsparung mit allen Urlaubsanträgen eines Unternehmens multiplizieren, geht es um erhebliche, messbare Produktivitätssteigerungen. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen würden, wenn Sie all Ihre Geschäftsprozesse automatisieren könnten – Sie hätten plötzlich Zeit für strategische Aufgaben.
